This help will guide you through the setup and usage of our point of sale cash register software.
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Définir les disponibilités
Les disponibilités combinent les horaires de la boutique, ceux du collaborateur, ses absences, les fermetures et les rendez-vous déjà réservés. Les administrateurs et managers les modifient ; un vendeur consulte uniquement son propre périmètre.
Enregistrer une semaine type
- Dans Agenda, ouvrez « Disponibilités », puis « Semaine type ».
- Choisissez l’« Agenda concerné » : commencez par « Horaires de la boutique », puis réglez les collaborateurs concernés.
- Renseignez « Applicable à partir du » et, si nécessaire, « Jusqu’au ». Vérifiez les dates avant d’enregistrer un horaire saisonnier ou temporaire.
- Pour chaque jour travaillé, renseignez le début et la fin. « Ajouter une plage » permet de séparer le matin et l’après-midi ; retirez les plages d’un jour de repos. « Copier lundi jusqu’à vendredi » évite de ressaisir une semaine identique.
- Choisissez « Enregistrer les horaires » et contrôlez le résultat dans l’agenda.
Deux plages du même jour ne doivent pas se chevaucher. Un intervalle entre deux plages constitue une pause ; une journée sans plage est fermée pour l’agenda concerné. Une fin à 00:00 représente minuit. Les horaires de travail restent distincts des premières et dernières heures affichées dans la grille.
L’ensemble de la visite du client, y compris ses temps de pose, doit tenir dans les horaires de la boutique. Les horaires et pauses du collaborateur ne bloquent que les phases pendant lesquelles sa présence est requise, avec les battements configurés. Une pose surveillée continue à l’occuper.
Déclarer une absence ou une fermeture exceptionnelle
- Dans Disponibilités, ouvrez « Absences exceptionnelles » et choisissez le collaborateur, ou « Horaires de la boutique » pour une fermeture de toute l’équipe.
- Saisissez les dates et heures Du / Au. Vous pouvez ajouter un motif interne ; les messages aux clients ne reprennent pas ce motif.
- Choisissez « Vérifier les rendez-vous concernés » et lisez le bilan avant de confirmer l’enregistrement de l’indisponibilité.
- Retrouvez l’absence dans « Indisponibilités enregistrées ». Si des rendez-vous sont touchés, ouvrez son dossier de réorganisation.
Une absence individuelle tient compte du temps réellement mobilisé du collaborateur. Une fermeture de la boutique concerne toute la présence du client, y compris les poses pendant lesquelles le collaborateur est libéré. Les rendez-vous touchés restent visibles : déclarer l’absence ne les déplace pas et ne prévient pas automatiquement les clients.
Une fermeture exceptionnelle de l’agenda bloque une période de réservation. Elle est distincte de « Fermer mon établissement » dans Compte, qui bloque les accès à la caisse et aux autres services.
Réorganiser les rendez-vous concernés
Déclarer une absence ne déplace pas automatiquement les rendez-vous et ne prévient pas les clients. L’outil « Réorganisations » conserve le dossier, les solutions et les contacts. Un responsable peut appliquer un changement ou préparer une proposition au client, après contrôle de la disponibilité.
Un brouillon ou un aperçu d’email ne réserve pas encore une proposition. L’accord du client, les envois et les relances se suivent séparément. Les commandes facturées restent verrouillées ; aucune facture ni aucun acompte n’est annulé ou remboursé automatiquement.
Suivre le guide des réorganisations : bilan, solutions, propositions, contacts et relances
Modifier ou supprimer une indisponibilité
Dans la liste des indisponibilités, utilisez « Modifier » ou l’icône de suppression, puis suivez le bilan et la confirmation demandés. L’impact est recalculé. Un rendez-vous déjà déplacé ne revient jamais automatiquement à son ancien horaire. Une nouvelle indisponibilité peut imposer de reprendre le suivi d’un dossier.
Utiliser une dérogation autorisée
Dans Configuration → Options générales → Gestion de l’agenda, l’option « Autoriser les responsables à déroger explicitement aux disponibilités » permet une exception aux horaires, absences ou conflits de réservation. Elle est désactivée par défaut.
Lorsqu’elle est activée, un responsable peut cocher « Dérogation explicite aux disponibilités » dans le sélecteur d’horaire d’une commande non facturée, puis confirmer. Saisir une heure manuellement ne constitue pas une dérogation. Les vendeurs ne disposent pas de cette autorisation.
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