Suivre et facturer un rendez-vous

Mettre à jour le suivi du rendez-vous

Ouvrez le rendez-vous. Le bouton principal propose l’étape suivante : « Confirmer le rendez-vous », « Marquer l’arrivée », « Démarrer la prestation », puis « Terminer la prestation ». Le panneau reste ouvert après la mise à jour.

• À confirmer : rendez-vous à confirmer dans votre organisation. Sans horaire, le détail indique À planifier.
• Confirmé : rendez-vous retenu dans le suivi, sans preuve automatique d’une réponse du client.
• Client arrivé, En cours et Terminé : progression de la venue et de la prestation.
• Absent ou Annulé : issue du rendez-vous, sans annulation automatique de la commande, de la facture ou des règlements.

« Modifier le suivi » donne accès aux autres états, puis « Mettre à jour le suivi » enregistre votre choix. Un rendez-vous sans date doit recevoir un horaire avant d’être confirmé ou commencé.

Vérifier les messages et la confirmation du client

Dans « Messages et liste d’attente » → « Messages », consultez les envois et la confirmation explicite de présence du client. Un email programmé n’est pas encore envoyé ; son envoi ou sa lecture ne vaut pas accord. La confirmation de présence ne valide pas une facture et n’enregistre aucun paiement.

Configurer les emails et rappels, gérer les préférences et comprendre les liens clients

Lire la situation commerciale

Dans « Facturation et règlement », Devis signifie que la commande n’est pas encore validée ; Facturé indique une facture validée. Le règlement est présenté à part : À régler, Acompte reçu, Partiellement réglé ou Réglé selon la situation. Contrôlez Total, Déjà reçu et Reste à payer.

Un rendez-vous Terminé peut donc être encore un devis non payé, et une facture validée peut conserver un solde. Les commandes déjà entièrement réglées restent consultables avec « Ouvrir la commande ».

Valider et facturer, avec ou sans règlement

1. Depuis le devis, choisissez « Valider et facturer ». Le dialogue présente le client, les prestations et les montants à jour.
2. Si un montant reste à payer, choisissez explicitement « Encaisser maintenant » ou « Facturer sans encaisser ». Ce second choix valide la facture sans ajouter de règlement.
3. Pour encaisser, sélectionnez un mode disponible et saisissez le montant réellement reçu. Le Reste à payer est proposé par défaut ; « Ajouter un autre règlement » permet de répartir le paiement.
4. Contrôlez le solde après règlement, la monnaie à rendre en espèces et, pour un chèque, la pièce d’identité si elle est demandée. Confirmez avec « Facturer et encaisser » ou « Valider et facturer » selon le choix effectué.
5. Attendez le résultat et vérifiez Facturation, Règlement et Reste à payer dans le détail. Une erreur reste affichée dans le dialogue ; « Actualiser les montants » permet de relire une situation qui a changé.

Le dialogue utilise les règles habituelles de caisse, de validation et de paiement, sans remplacer votre panier de vente en cours. Il ne marque pas automatiquement la prestation comme terminée. Après facturation, la date, le collaborateur et la durée du rendez-vous sont verrouillés.

Encaisser une facture existante et gérer les acomptes

Pour une facture avec un solde, choisissez « Encaisser », indiquez les règlements puis « Enregistrer les règlements ». Le numéro de facture est conservé. Un paiement partiel laisse un reste à payer ; les montants déjà reçus, dont les acomptes, sont pris en compte.

Les acomptes reçus peuvent être enregistrés depuis le détail avec les modes d’acompte disponibles. Un acompte de réservation en ligne dépend de la configuration et du résultat du parcours de paiement. Les responsables consultent « Réservations en ligne » pour distinguer une demande en attente de vérification, un acompte à régler et une réservation confirmée. Ne traitez pas une confirmation interrompue comme une réservation aboutie.

Publier la réservation en ligne et suivre les acomptes

Les modes marqués « parcours dédié » exigent leur terminal ou leur procédure habituelle. Une carte déclarée reçue dans ce dialogue n’est pas une demande de paiement au terminal. Les avoirs, points et chèques cadeaux ne doivent pas être remplacés par un faux règlement direct. Les droits sur les modes de paiement restent appliqués.

Après une réponse réseau perdue, reprenez la même demande et vérifiez la situation affichée avant de saisir un nouveau règlement. Une annulation de suivi ou une réorganisation n’annule ni facture ni acompte : utilisez séparément le parcours commercial approprié.

See also

• Démarrer avec l’agenda
• Prendre un rendez-vous
• Consulter et modifier
• Définir les disponibilités et réorganiser les rendez-vous