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Emails et rappels
Les emails de rendez-vous permettent de transmettre une confirmation, un nouvel horaire, une annulation ou un rappel. Leur programmation, leur envoi et la réponse du client sont des étapes différentes.
Activer séparément les envois
- Dans Configuration → Options générales → Gestion de l’agenda, ouvrez « Confirmations, rappels et annulations ».
- Activez séparément l’email à la réservation, après un déplacement, après une annulation et les rappels. Ces envois ne sont pas activés par le seul affichage de l’agenda.
- Réglez le premier rappel en heures avant le rendez-vous et, si souhaité, le second. Zéro désactive le second rappel.
- Si vous autorisez l’annulation par le client, activez l’option et réglez son délai minimal. Enregistrez les options générales.
L’adresse du client doit être correcte et le traitement périodique des messages doit être opérationnel sur le serveur. En cas de messages restant programmés, faites vérifier ce traitement par l’administrateur ou l’assistance. Les textes des messages ne se personnalisent pas dans ces réglages.
Gérer les préférences d’un rendez-vous
- Ouvrez le rendez-vous, puis « Messages et liste d’attente » → « Messages ».
- Vérifiez « Autoriser les emails pour ce rendez-vous », puis enregistrez la préférence si vous la modifiez. Ce choix concerne ce rendez-vous, pas l’accord marketing du client.
- Pour un envoi manuel, choisissez le type de message et « Programmer l’email ». Consultez ensuite son état dans « Historique et envois prévus ».
Un vendeur reste limité aux rendez-vous de son agenda ; un responsable consulte les rendez-vous de la boutique. Programmer un message ne change ni le suivi de la prestation, ni la facture, ni le règlement.
Lire les états des messages
- Programmé : le message attend encore son traitement.
- En cours d’envoi : le traitement a commencé, sans résultat final à ce stade.
- Envoyé : le transport a enregistré l’envoi. Cela ne prouve ni la lecture, ni l’accord du client.
- En échec : l’envoi n’a pas abouti. Consultez le motif et vérifiez les coordonnées ou la configuration.
- Envoi non confirmé : le résultat est incertain. Vérifiez la boîte d’envoi avec l’assistance avant de reprogrammer, pour éviter un doublon.
- Annulé : ce message n’est plus à envoyer, par exemple après un changement de réservation.
Expliquer les actions du lien client
Le lien reçu peut afficher le rendez-vous et les actions suivantes. Ouvrir le lien seul ne confirme ni présence ni annulation : le client doit utiliser le bouton correspondant.
- Confirmer ma présence : enregistre une confirmation explicite, visible avec sa date dans Messages. Elle ne valide pas une facture et ne déclenche aucun paiement.
- Annuler mon rendez-vous : disponible si l’établissement l’autorise et si le délai est respecté. Une prestation commencée exige un contact avec l’établissement. Cette action n’annule pas automatiquement une facture et ne rembourse pas d’acompte.
- Ajouter à mon calendrier : télécharge un fichier ICS à ouvrir ou importer dans un calendrier. Cet export ne confirme pas la présence et ne crée pas une nouvelle réservation.
- Désactiver les emails de ce rendez-vous : retire les communications de ce rendez-vous, sans l’annuler et sans modifier les préférences marketing générales.
Le statut Confirmé dans le suivi interne ne prouve pas, à lui seul, que le client a répondu. Vérifiez la confirmation explicite affichée dans Messages ou consignez son accord dans le parcours de réorganisation concerné.
Comprendre les effets d’un changement
Un déplacement annule les messages devenus anciens, recalcule les rappels et efface l’ancienne confirmation de présence. Une nouvelle réponse explicite est nécessaire pour disposer d’une confirmation du client sur le nouvel horaire. Un changement de client ou de coordonnées peut invalider les anciens liens et propositions. Une annulation retire les rappels ; une prestation terminée n’en reçoit plus.
Une réservation proche de son premier rappel ne déclenche pas nécessairement un rappel immédiat en plus de son récapitulatif. Pendant une réorganisation après absence, les confirmations et rappels du créneau touché peuvent être suspendus jusqu’à la résolution. Vérifiez leur historique plutôt que de conclure à une panne ou à une absence de réponse.
See also
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