Archives fiscales et conservation des documents

Quel document conserver pour quel usage ?

• Statistiques et rapports de gestion : ils servent à analyser l’activité, souvent avec des filtres ou un modèle. Un total, un graphique ou un PDF de synthèse ne contient pas nécessairement le détail ni les preuves de traçabilité de la caisse.
• Exports de travail ou comptables : ils permettent l’analyse dans un tableur ou la reprise par un logiciel comptable. Vérifiez le périmètre, le paramétrage et le format demandé avec votre comptable. Le seul nom d’un format ne garantit pas que le fichier constitue toute la comptabilité de l’entreprise.
• Documents comptables et pièces justificatives : livres, registres, factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison ou de réception utiles à la comptabilité. Gardez les originaux et formats électroniques nécessaires, en plus des synthèses de vente.
• Archive fiscale de caisse : le ZIP intitulé Archive fiscale contient notamment les paiements, commandes, articles, fermetures et la traçabilité, ainsi qu’un rapport de vérification, des signatures et une documentation. Il complète les autres pièces ; il ne constitue pas à lui seul tous les documents de l’entreprise.

Télécharger une archive fiscale

1. Ouvrez la bonne boutique, puis Rapports. Après la première vente validée, les commandes de consultation et de téléchargement sont disponibles selon vos droits.
2. Choisissez Archive fiscale dans la liste des formats. Ce choix dépend de l’activation des signatures de la boutique. S’il manque alors que vous en avez besoin, contactez l’assistance ; ne prenez pas un autre format pour équivalent.
3. Choisissez la période à couvrir, par exemple chaque mois ou l’année terminée, et téléchargez le fichier. Le générateur limite une archive à une période maximale de 366 jours : pour une période plus longue, préparez plusieurs archives sans trou entre elles.
4. Vérifiez le nom de la boutique, les dates et la présence du fichier ZIP sur votre appareil. Ouvrez une copie pour contrôler son contenu et consultez le rapport de vérification inclus.
5. Rangez le ZIP d’origine dans un emplacement sécurisé, identifié par boutique et période, et conservez une autre copie protégée contre la perte de l’appareil. Vérifiez périodiquement que les fichiers restent accessibles et lisibles.

Gardez l’archive complète, avec ses fichiers de vérification. Travaillez sur une copie si vous ouvrez les CSV dans un tableur : les réenregistrer peut modifier les données et invalider les vérifications de signature. Si le rapport signale des signatures incorrectes, conservez ce résultat et contactez l’assistance avant d’écarter ou de remplacer le fichier.

Quand télécharger et contrôler ?

Pour les activités françaises soumises aux obligations des logiciels de caisse, l’archivage est au minimum annuel ou par exercice. Organisez des téléchargements réguliers, éventuellement mensuels, et contrôlez la couverture complète à la fin de l’exercice. La consultation d’un rapport, sa mise en mémoire sur le serveur et la fermeture d’une caisse sont des opérations distinctes.

Avant un changement de logiciel ou la fermeture d’un établissement, vérifiez que vous disposez des archives, justificatifs et moyens de lecture requis. La réversibilité de la fermeture dans le logiciel ne dispense pas de conserver vos documents.

Durées de conservation : catégories et références françaises

Les durées légales se déterminent selon la nature des documents et leur point de départ. Elles ne se déduisent ni de la durée d’affichage d’un rapport dans le logiciel, ni d’une formule unique ajoutant l’exercice courant.

• Documents comptables et pièces justificatives : en France, la durée générale est de dix ans à compter de la clôture de l’exercice, notamment pour les livres et registres comptables, factures et bons justificatifs.
• Documents fiscaux : les livres, registres et pièces soumis au contrôle de l’administration, ainsi que les données de caisse et leurs preuves de traçabilité, relèvent du délai fiscal applicable. Son point de départ est la dernière opération du livre ou registre, ou la date d’établissement de la pièce.

Évolution de 2026 : l’article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 porte le délai fiscal de six à dix ans pour les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Des documents déjà établis peuvent donc être concernés ; il ne s’agit pas uniquement des documents créés à partir de 2027.

Un même document peut répondre à plusieurs obligations. Faites confirmer par votre comptable ou votre conseil les catégories, les échéances, les exceptions et les règles de transition applicables à votre établissement avant toute destruction. Pour un établissement étranger, faites vérifier les règles du pays concerné.

Références officielles consultées le 21 octobre 2026 :

• Service Public : catégories de documents et conservation comptable.
• Service Public : allongement du délai fiscal et transition de 2027.
• Loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, article 36.
• BOFiP : obligations de conservation et d’archivage de caisse.

Rapports mémorisés, suppression et régénération

Le serveur conserve temporairement certains fichiers déjà calculés pour accélérer leur prochaine consultation. L’historique technique, lorsqu’il est accessible, indique leur date de création, leur statut et une Durée de conservation. Cette durée décrit la disponibilité technique du fichier généré, pas la durée légale de conservation des documents.

L’accès à cet historique depuis Rapports est actuellement réservé à l’assistance. Si un rapport paraît ancien, vérifiez d’abord sa date d’édition, sa période et ses filtres, puis demandez une actualisation si nécessaire. La suppression d’une copie générée peut permettre son recalcul à la prochaine demande ; elle ne corrige pas les ventes sources et ne garantit pas de reproduire à l’identique l’ancien fichier.

See also

• Reports and statistics.
• Consulter et actualiser les rapports de vente.
• Exports des ventes et formats comptables.
• Open and close the cash register.
• Mes établissements : fermeture et réouverture.