Boîte de réception et emails clients

Retrouver l’adresse email de la boutique

Ouvrez « Boîte de réception » dans le menu. L’adresse attribuée à l’établissement figure en haut de la messagerie, avec son nom. Elle utilise le domaine @shop.kash.click ; recopiez l’adresse réellement affichée, qui peut comporter un suffixe pour la distinguer d’une autre boutique.

Cette adresse permet de recevoir les messages et les réponses des clients. Elle reste stable lorsque vous renommez l’établissement. Elle est distincte de votre adresse personnelle de connexion et du courriel de contact renseigné dans les coordonnées de la boutique.

Si la page indique que la messagerie n’est pas installée ou que l’envoi est désactivé, faites vérifier sa mise en service par l’assistance. L’affichage d’une adresse ne suffit pas à confirmer que tous les services d’envoi et de réception sont opérationnels.

Lire et organiser les messages reçus

1. Dans « Boîte de réception », choisissez « Tous les reçus » pour inclure tous les dossiers, ou « Réception » pour les messages non classés. « Actualiser » recharge les informations disponibles.
2. Ouvrez un email pour consulter son expéditeur, son objet, son contenu et les pièces jointes disponibles. L’ouverture marque le message comme lu.
3. Dans les actions du message, utilisez « Marquer comme non lu », « Marquer comme répondu » ou « Marquer comme à répondre » pour organiser le travail de l’équipe. Ces états sont ceux du message reçu dans la boutique.
4. « Nouveau dossier » crée un classement partagé dans la boutique. Dans le message, choisissez « Classer dans » puis « Déplacer ». Vous pouvez renommer un dossier ou le supprimer ; sa suppression remet ses messages dans Réception sans supprimer les emails.

Fermer l’alerte « Nouvel email » dans l’application ne marque pas l’email comme lu. Son bouton « Lire » ouvre le message. L’absence d’une alerte sur votre écran ne prouve pas l’absence de nouvel email : consultez et actualisez la boîte.

Écrire un nouveau message ou répondre

1. Choisissez « Nouveau message ». Saisissez une adresse email ou dépliez « Choisir un client dans la base » et recherchez son nom, son prénom ou son email avec au moins deux caractères. Affinez si les premiers résultats ne suffisent pas.
2. Vérifiez le destinataire, renseignez l’objet et le texte, puis choisissez « Envoyer le message ». L’expéditeur reste l’adresse de la boutique. Modifier l’adresse après avoir choisi un client repasse en saisie manuelle.
3. Pour répondre à un email reçu, utilisez « Répondre », vérifiez l’adresse affichée et envoyez votre texte. Le logiciel reprend l’adresse de réponse du message lorsqu’elle est valide, sinon celle de l’expéditeur.

Une réponse acceptée par le serveur marque le message reçu comme répondu. Ce marquage ne prouve pas sa distribution au client. Sous « Réponses à cet email », retrouvez les tentatives liées au message, y compris les échecs. Un message indépendant au même destinataire ne marque pas automatiquement cet email comme répondu.

Si le client vous répond à son tour, son email apparaît comme un nouveau message reçu, non lu et à répondre. Les emails entrants ne sont pas fusionnés en une seule ligne de conversation. Pour une réponse effectuée dans une autre application, utilisez le marquage manuel si vous souhaitez indiquer qu’elle a été traitée.

En cas d’échec ou de résultat incertain, le formulaire conserve le texte pour permettre la vérification de la tentative. Consultez d’abord la Boîte d’envoi avant de renvoyer : une interruption réseau peut survenir après l’acceptation du message. Aucun renvoi automatique n’est effectué.

Consulter les pièces jointes

Dans le détail d’un message reçu ou envoyé, la zone « Pièces jointes » propose les fichiers disponibles au téléchargement. Leur consultation reste liée à votre connexion et à la boutique courante.

« Fichier non archivé pour cet ancien envoi » signifie que le logiciel connaît le nom du fichier mais ne dispose pas de sa copie. Les anciens fichiers absents de l’archive ne peuvent pas être recréés depuis cette liste.

Les formulaires actuels « Nouveau message » et « Répondre » ne proposent pas l’ajout manuel d’une pièce jointe. Pour envoyer un justificatif de commande, utilisez ses actions habituelles d’envoi ; les fichiers archivés avec cet email peuvent ensuite être consultés dans la Boîte d’envoi.

Rechercher un échange ou scanner un client

Le champ de recherche porte sur l’expéditeur et l’objet dans les reçus, ou sur le destinataire et l’objet dans les envoyés. Il ne constitue pas une recherche dans tout le texte des messages.

Vous pouvez aussi saisir ou scanner le code-barres d’un client dans ce champ et lancer « Chercher ». Les préfixes clients reconnus sont $3 and $C, ou le code sans préfixe. Conservez ses éventuels zéros initiaux.

Un code reconnu affiche un filtre client que vous pouvez retirer. Ce filtre reste actif entre réception et envoi ; côté réception, il inclut les différents dossiers. Un code inconnu reste une recherche classique. Un code ambigu ou un client sans email valide est signalé et ne donne pas une liste d’échanges attribuée au hasard.

Le rapprochement utilise l’adresse email actuelle de la fiche client : expéditeur reçu ou destinataire envoyé. Deux clients partageant cette adresse retrouvent les mêmes échanges. Si l’adresse d’un client change, ce filtre ne retrouve pas automatiquement les messages liés à son ancienne adresse.

Utiliser l’onglet Emails de la fiche client

Pour un client enregistré avec une adresse email, ouvrez sa fiche puis « Emails ». L’onglet regroupe les reçus de tous les dossiers et les envoyés, du plus récent au plus ancien. Choisissez un message pour l’ouvrir dans la messagerie.

Cet onglet utilise lui aussi l’adresse actuelle du client, avec les mêmes limites pour les adresses partagées ou modifiées. Les états de lecture, de réponse et de distribution sont distincts. Le rôle Comptable ne dispose pas de cet onglet.

Dans la messagerie, un client reconnu peut également apparaître dans un panneau avec ses coordonnées, notes et commandes. Lorsque plusieurs fiches partagent l’adresse, vérifiez le client concerné avant d’utiliser ses actions. Une référence de commande dans le message peut aider à retrouver son contexte ; elle ne remplace pas cette vérification.

Lire la Boîte d’envoi et la distribution

La « Boîte d’envoi » conserve les nouveaux emails envoyés pour le compte de la boutique : réponses, messages, justificatifs, campagnes et notifications selon les circuits utilisés. Les emails antérieurs à la mise en place de cet archivage ne sont pas reconstitués automatiquement.

• « En cours » : la tentative n’a pas encore de résultat final connu. Vérifiez-la avant de recommencer.
• « Accepté par le serveur » : le service d’envoi a accepté la demande ; cela ne prouve pas la réception chez le client.
• « Distribué » : une confirmation de distribution est remontée. Avec un serveur SMTP personnalisé sans ce suivi, le message peut rester à l’état Accepté par le serveur.
• Les échecs, rejets après envoi et signalements comme indésirable ont leur propre motif dans le détail. Un rejet connu peut survenir après une première acceptation.

Dépliez « Distribution » pour consulter les informations disponibles et leur historique. Une « Ouverture détectée » ou un « Clic détecté » ne prouve pas une lecture humaine : les chargements automatiques et les protections des logiciels de messagerie peuvent modifier ces mesures. L’absence d’ouverture détectée ne prouve pas non plus l’absence de lecture.

Les ouvertures détectées chez le destinataire ne changent pas l’état Lu / Non lu des emails reçus dans votre boutique. En boutique de test, les messages simulés suivent leur historique de simulations ; ils ne constituent pas des emails réellement distribués.

Réactiver une adresse inactive

Si un envoi est refusé parce que l’adresse est inactive, « Réactiver l’adresse email » apparaît dans son détail ou dans l’historique des réponses. Cochez que le client souhaite recevoir de nouveau vos emails, puis demandez la réactivation. Un signalement comme indésirable nécessite l’assistance Postmark. Aucun message n’est renvoyé automatiquement ; vous pouvez renouveler l’envoi après confirmation. Cette action ne modifie pas l’accord marketing de la fiche client.

See also

• Distinguer les notifications et les messages clients
• Activer les notifications Web Push
• Customer management
• Send an invoice or quote
• Marketing campaigns